Hvordan lage utfyllbare PDF-skjemaer på Linux med ONLYOFFICE

PDF (Portable Document Format) ble oppfunnet for mange år siden av Adobe. Det er for tiden det mest populære formatet for deling av informasjon på grunn av dets brukervennlighet, sikkerhet, pålitelighet og kompatibilitet med alle enheter vi bruker på daglig basis.

Dette formatet sikrer at en fil ikke under noen omstendigheter endrer sin opprinnelige struktur når vi åpner den på for eksempel datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner osv. I tillegg gjør PDF det mulig å legge til felt som andre brukere kan fylle ut med de nødvendige informasjon.

Med tanke på alle fordelene nevnt ovenfor, skal vi gi deg noen tips om hvordan du lager utfyllbare skjemaer i PDF-format på Linux uten å bruke Adobe-programvare. I dette innlegget lærer du hvordan du lager en utfyllbar PDF-fil med ONLYOFFICE.

Om ONLYOFFICE-skjemaer

Fra og med versjon 7.0 av ONLYOFFICE-pakken med åpen kildekode, kan brukere opprette og redigere utfyllbare skjemaer også kjent som OFORM-er. Denne funksjonaliteten er laget for å gjøre det enklere å arbeide med elektroniske dokumenter av ulike typer.

Den lar deg opprette, redigere og samredigere dokumenter med utfyllbare felt online eller lokalt på din PC eller bærbare datamaskin og sende dem til andre brukere slik at de kan fylle ut feltene senere. Dermed kan du spare litt tid mens du lager standarddokumenter ved å optimalisere prosessen med elektronisk dokumentarbeidsflyt.

OFORM-er er basert på de tradisjonelle innholdskontrollene som du finner i Microsoft Office og tilbyr fleksibiliteten til Adobe-skjemaer. Imidlertid kommer ONLYOFFICE-skjemaer med mer avanserte feltegenskaper, noe som innebærer en høyere grad av tilpasning.

Etter denne korte introduksjonen, la oss gå fra teori til praksis.

Trinn 1: Skaff deg ONLYOFFICE Desktop Editors

Den enkleste måten å begynne å lage og redigere utfyllbare skjemaer på Linux er ved å installere ONLYOFFICE Desktop Editors. Denne gratis kontorpakken kjører på nesten hvilken som helst Linux-distro og kan også brukes til å redigere tekstdokumenter, regneark og presentasjoner.

Hvis du har en Linux-server, kan det være en god idé å installere ONLYOFFICE Docs, en nettbasert kontorpakke som kan integreres med en rekke fildelingsplattformer og DMS-tjenester, som Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence , Chamilo, etc.

Både ONLYOFFICE Desktop Editors og ONLYOFFICE er basert på samme motor og tilbyr det samme brukergrensesnittet, så å lage utfyllbare PDF-skjemaer offline er ikke forskjellig fra den elektroniske prosedyren.

Trinn 2: Lag en skjemamal i ONLYOFFICE

Etter at du har startet ONLYOFFICE Desktop Editors, må du lage en skjemamal. Du kan gjøre det fra bunnen av ved å klikke på Skjema-mal. I dette tilfellet vil en ny .docxf-fil åpnes i tekstredigereren. Dette formatet brukes i ONLYOFFICE for å lage utfyllbare skjemamaler.

Et annet tilgjengelig alternativ er å velge et eksisterende .docx-dokument. Klikk Åpne lokal fil og velg ønsket fil på harddisken til datamaskinen eller bærbar PC. Filen blir automatisk konvertert til .docxf.

I tillegg kan du laste ned en skjemamal fra ONLYOFFICE-biblioteket. Alle malene er tilgjengelige gratis, så du kan velge den du trenger.

Når du har opprettet en skjemamal, er du klar til å fortsette med redigeringen.

Trinn 3: Legg til skjemafeltene og juster egenskaper

Skriv inn den nødvendige teksten og formater den slik du vil. Når du er ferdig med redigeringsprosessen, er det på tide å legge til noen felt som andre brukere vil kunne fylle ut senere. Du kan få tilgang til ulike felttyper i kategorien Skjemaer på den øverste verktøylinjen.

For øyeblikket kan du legge til:

  • Tekstfelt, et felt som viser tekst eller tekstlinjer;
  • Combo box, et felt som kombinerer egenskapene til et tekstfelt og en rullegardinliste;
  • Rullegardinliste, et felt som viser en liste over tilgjengelige alternativer;
  • Avmerkingsboks, et felt som indikerer om et alternativ er valgt;
  • Radioknapp, et felt som gjør det mulig å velge fra et sett med gjensidig utelukkende alternativer;
  • Bilde er et felt som lar en bruker sette inn et bilde.

Hvert felt har noen egenskaper som du fleksibelt kan justere avhengig av dine behov. For alle arkiverte typer kan du spesifisere:

  • Plassholder, en boks som inneholder tittelen til et felt;
  • Tips, et notat som hjelper brukere å vite hva de må gjøre, f.eks. sette inn et bilde, velg et alternativ, skriv inn tekst osv.

I tillegg kan du endre kant- og bakgrunnsfarger samt merke felt etter behov. I tekstfelt kan du også angi en grense for tegn eller legge til en kam med tegn.

Sørg for at du har lagt til alle de obligatoriske feltene i dokumentet og justert egenskapene deres.

Trinn 4: Forhåndsvis skjemaet

For å se den endelige revisjonen av skjemaet, åpne Skjema-fanen og klikk Vis skjema. Dette alternativet lar deg se skjemaet på samme måte som andre brukere vil se det.

I Forhåndsvisning-modus kan du ikke redigere filen, men kan fylle ut feltene. Dette er hva andre brukere vil kunne gjøre når du deler det utfyllbare PDF-skjemaet med dem.

Hvis du oppdager feil eller noe som må redigeres, klikker du Vis skjema igjen for å gå tilbake til redigeringsmodus.

Trinn 4: Lagre skjemaet som en PDF

Det siste trinnet er å lagre .docxf-filen som en PDF. Som standard kan du lagre dokumentet som en .oform-fil. Dette formatet er laget for skjemaer som er klare til bruk. Oform-dokumenter kan enkelt deles og fylles ut online.

Når alt er klart, går du til Fil-fanen og klikker på Lagre som. Du vil bli tilbudt å velge et format fra listen. Velg PDF og lagre filen på harddisken til din PC eller bærbare datamaskin.

Gratulerer! Du har nettopp opprettet et utfyllbart PDF-skjema med ONLYOFFICE Desktop Editors. Nå kan du dele skjemaet ditt med andre brukere. De kan åpne den med en hvilken som helst PDF-editor eller til og med en nettleser, fylle ut de nødvendige feltene og lagre det utfylte skjemaet som en PDF-fil.

På denne måten kan du lage et hvilket som helst dokument du trenger, f.eks. salgskontrakter, juridiske avtaler, opptaksskjemaer, spørreskjemaer, økonomirapporter og så videre. Last ned den nyeste versjonen av ONLYOFFICE Desktop Editors for din Linux-distro fra den offisielle nettsiden og lag utfyllbare PDF-skjemaer med letthet.